Соответственно, если вы выдаете заработную плату наличными из кассы, то выдача производится по платежной ведомости (форма Т-49 или Т-53) и также необходимо вести журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а).
Документы по зарплате сколько хранить?
Документы о получении заплаты и других выплат: сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листки на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат. Сроки хранения платежных ведомостей по зарплате. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, платежные ведомости должны храниться в организации в течение 75 лет. Во время работы организации накапливается много первичных документов. Их нужно собирать, хранить, и ни один нельзя выбросить раньше срока. Как организовать хранение документов, не проштрафиться и не утонуть в бумагах, расскажем в этой статье. Срок хранения журнала составляет 5 лет. После регистрации документ подкалывается к составленному к этой ведомости расходному кассовому ордеру. Причем дата и номер кассового ордера должны быть указаны в заключающей части платежной ведомости. Сроки хранения платежных ведомостей по зарплате установлены действующим законодательством и могут отличаться в зависимости от способа и времени получения заработной платы.
Sorry, your request has been denied.
Предложения федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, федеральных государственных унитарных предприятий, а также акционерных обществ, акции которых находятся в федеральной собственности, и обществ с ограниченной ответственностью, доля в уставных капиталах которых находится в федеральной собственности, иных юридических лиц и граждан, о приватизации имущества 10 лет ЭПК 73. Документы распоряжения, перечни, акты по передаче имущества из федеральной собственности в собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную собственность, из собственности субъекта Российской Федерации в федеральную или муниципальную собственность, из муниципальной собственности в федеральную собственность или собственность субъекта Российской Федерации Постоянно 74. Перечень объектов в том числе исключительных прав , не подлежащих приватизации в составе имущественного комплекса унитарного предприятия До ликвидации организации 75. Документы постановления, ходатайства, соглашения об изъятии, перечни имущества, акты, расчеты, выписки из реестра об отчуждении изъятии недвижимого имущества для государственных и муниципальных нужд Постоянно 76. Документы распоряжения, планы внешнего управления, списки, договоры купли-продажи, отчеты об оценке имущества о продаже имущества организации-должника, имущества, обращенного в собственность государства, и иного изъятого имущества Постоянно 1 1 Движимого имущества - 5 лет 77. Документы акты планирования, отчеты, передаточный акт, акт инвентаризации, документы о праве собственности на объекты недвижимого имущества, промежуточный бухгалтерский баланс, отчет об оценке объекта о приватизации государственного, муниципального имущества До ликвидации организации 1 1 После ликвидации организаций, являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение 78.
Причем этот период увеличивается до 75 лет, если в организации отсутствуют лицевые счета работников. Лицевой счет сотрудника заполняется по форме Т-54 и содержит всю информацию о расчетах с работником, а также об удержаниях из полученных им выплат. Если хранимые документы используются в судебном делопроизводстве, они хранятся до окончания процесса.
В случае прекращения деятельности ИП или ликвидации ЮЛ срок хранения кассовой книги и кассовых документов не изменяется. Документация остается в архиве до истечения указанного периода. Как рассчитать срок хранения Отсчитывать период, в течение которого необходимо хранить документ, необходимо с начала календарного года, следующего за годом его создания. Например, ПКО создан 21 октября 2020 г. Это указание распространяется как на бумажные, так и на электронные формы. Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня Место, где хранится документация Компания обязана обеспечить условия сохранности документации в соответствии с законом о бухгалтерском учете своими силами или с привлечением сторонней организации — архива.
Срок хранения документов по заработной плате Срок хранения документов по заработной плате Любая организация, ведущая какую-либо экономическую деятельность, в обязательном порядке должна вести кадровый учет работников и ежемесячно оформлять соответствующие документы по начислению заработной платы и других выплат. К таким выплатам могут относиться разнообразные командировочные и суточные, отпускные и больничные выплаты, взносы в страховые, пенсионные и налоговые фонды, окладная и премиальная части заработной платы. Вести учет такой документации необходимо с первого дня создания организации и до момента прекращения деятельности. Учет документации В соответствии с нормами законодательства Российской Федерации, такие документы могут иметь различный срок хранения в архиве. Соблюдать срок хранения документов по заработной плате чрезвычайно важно, так как такие бумаги могут потребоваться в различных ситуациях.
Документы докладные записки, акты, заключения, переписка об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием хранятся 3 года. При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты, заключения — 75 лет. С 5 до 45 лет увеличен срок хранения документов положений, протоколов, решений, предложений, заключений, перечней стандартов и норм, перечней рабочих мест, обоснований, данных, информации, ведомостей рабочих мест, карт аттестации рабочих мест, планов об аттестации рабочих мест по условиям труда. Кадровое обеспечение 5-летний срок хранения после возвращения из командировки установлен для командировочных удостоверений. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, — 75 лет. Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом, хранятся 75 лет. Книги, журналы, карточки учета регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации, следует хранить 75 лет. Книги, журналы, карточки учета работников, выбывающих в служебные зарубежные командировки, хранятся 10 лет. Персональ- ные данные Документы заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления о субъекте персональных данных следует хранить 75 лет. А книги, журналы, карточки учета выдачи учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним следует хранить не 50 лет, как было ранее, а 75 лет. С 3 до 5 лет увеличен срок хранения книг, журналов, карточек учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы. Невостребо- ванные документы Невостребованные подлинные личные документы трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства хранятся 75 лет было — 50 лет. Сроки хранения счетов-фактур на предприятии Каждая организация обязана руководствоваться Федеральным законом 125-ФЗ от 22. Длительность сроков для отдельных групп документов могут регулироваться различными федеральными законами, а также другими правовыми актами РФ, перечнями и положениями. Расскажем в статье, какой срок хранения счетов-фактур и иных документов на предприятии по закону. При определении срока хранения нужно руководствоваться Законом о бухучете, согласно которому бухгалтерская первичная документация должна храниться пять после года, в котором она составлена. Отдельные правовые и законодательные акты могут устанавливать более длительные периоды хранения. Если для одного и того же документа в разных правовых актах установлены различные временные сроки, то ориентироваться нужно на более длительный. Срок хранения счетов-фактур Сохранность счетов-фактур должен организовать как покупатель, получающий данные документы, так и продавец, их формирующий. При определении периода хранения бумажного формата счетов-фактур нужно руководствоваться пп. Для бумажных и электронных счетов-фактур минимальный период хранения составляет 4 года. Данный временной отрезок отсчитывается с того квартала, который идет за периодом последнего использования документа в налоговых целях — для исчисления налога и подготовки отчетности. Срок хранения товарных накладных Данные документы, как правило, составляются с использованием типового бланка ТОРГ-12. Накладная является документальным обоснованием для списания реализуемых ценностей продавцом и принятия их к учету покупателем. То есть документ является первичным бухгалтерским. Вместе с тем, он выполняет и налоговую функцию — НДС по приобретенным ТМЦ можно возместить только после принятия ценностей к учету, а подтверждением совершения данного действия выступает товарная накладная. Поэтому в целях налогового учета ТН нужно хранить минимум 4 г. В целях бухучета период хранения составляет 5 лет. Так как один и тот же документ для различных нужд имеет различные временные периоды хранения, то выбирается больший из них. Товарные накладные должны сохраняться на протяжении 5 лет, срок отсчитывается после завершения того года, в котором ТН применялась для формирования отчетности. Например, если компания получила товары во IIкв. Если по накладной материалы получены, но не оплачены В данном случае возникает задолженность, которую можно списать через три года в связи с окончанием срока исковой давности. Накладную при этом нужно хранить на протяжении 4л. Если ежегодно с контрагентом составляется акт сверки с прописанной в нем задолженностью, который подписывается обеими сторонами, то трехлетний срок исковой давности начинает отсчитываться заново с момента подписания данного акта. Соответственно, сдвигается период хранения накладной и счета-фактуры, подтверждающих данный долг. Если акт сверки будет ежегодно подписываться, то период исковой давности будет постоянно сдвигаться, вместе с тем будет каждый год переноситься период окончания необходимости хранить документы. В этом случае срок хранения может увеличиться до бесконечности, причем хранение накладной должен обеспечить как покупатель, так и продавец. Пример определения срока хранения товарных накладных и счетов-фактур В III кв. По накладной фирма получила товарные ценности, которые в этом же периоде были поставлены на приход. Реализация поступивших в IIIкв. Документ Число, с которого период исчисляется Последний день периода хранения 4г. Срок хранения актов выполненных работ Акты составляются в дополнение к договорам гражданско-правового характера, например, подряд. В соответствии с актом исполнитель отчитывается перед заказчиком о выполненных действиях. То есть акт выступает первичным документом, на основании которого передаются и принимаются работы. Для первичной бухгалтерской документации устанавливаются период хранения в течение 5-ти лет. Таким образом, акты выполненных работ нужно хранить на протяжении пяти лет с момента завершения периода действия договора или соглашения, в дополнение к которому данный акт составляется. Срок хранения книг покупок и продаж Данные книги применяются для обоснования правомерности вычетов по добавленному налогу. Периоды, на протяжении которых необходимо обеспечить сохранность данных регистров, определяются Правилами их ведения, утвержденными 1137-м Постановлением.
Документы по зарплате сколько хранить?
Если для документа прописано два срока хранения: 75 или 50 лет, ориентируются на срок 50 лет для текущих документов и 75 — для документов до 2003 года. Документы, которые нужно хранить постоянно, минимум через 10 лет необходимо передать в архив. Чтобы выдать работникам зарплату из кассы, нужно оформить платежную ведомость по форме Т-53 или расчетно-платежную по форме Т-49. Разберемся, когда зарплатную ведомость необходимо составить, как ее заполнять и можно ли вносить корректировки. Зарплатные документы – это набор документов, которые регламентируют выплату заработной платы работникам организации. Они являются неотъемлемой частью трудовых отношений между работодателем и работником. Платежная и расчетно-платежная ведомости — они составляются для осуществления выплат сотрудникам (оплаты труда, стипендии и т. п.). Все вышеперечисленные документы можно вести как на бумажных, так и на электронных носителях. Иногда документы следует хранить больше, чем 5 лет. Например, если списывается приобретенное основное средство, — тогда срок хранения документов следует отсчитать с момента полного признания данного основного средства в расходах.
Сроки хранения документов
А вот платежные ведомости и документы к ним, расчетные листки на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат придется беречь на год дольше — в течение шести лет (ст. 295 Перечня № 236). (1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации (2) Акты об утрате и утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения -ФЗ "Об 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения. Расчётно-платёжная ведомость (Т-49) или платёжная ведомость (Т-53) — документ, который составляется при выдаче зарплаты наличными деньгами. В расчётно-платёжной ведомости фигурирует общая сумма на оплату труда всего персонала. ведомость по зарплате – документ достаточно разноплановый, позволяющий как оформить собственно расчет суммы причитающейся работнику заработной платы или документально зафиксировать ее выплату, так и одновременно выполнить обе операции. В расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка "Депонировано".
Хранить нельзя выбросить: срок хранения кассовых документов в организации
По общему правилу в течение 6 лет после окончания года, в котором бумаги последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности. Некоторые документы имеют отдельные сроки хранения. Например, больничные листы хранят 5 лет. Впоследствии годовую бухгалтерскую отчетность по РСБУ передают в архивы после истечения сроков временного хранения в организации. Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН 5 лет после окончания года, в котором она использовалась для составления бухгалтерской отчетности Документы учетной политики Аудиторское заключение к годовой бухгалтерской отчетности Постоянно у аудируемого лица. У аудиторской организации или индивидуального аудитора - в течение 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы. Регистры бухгалтерского учета главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др. Аналогичный срок предусмотрен для «упрощенцев» с объектом доходы минус расходы, для субъектов, применяющих ЕСХН.
А также плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок Инвентарные карточки учета основных средств До ликвидации организации Документы справки, акты, обязательства, переписка о дебиторской и кредиторской задолженности 5 лет Отдельные сроки для хранения разных документов в организации Сколько хранить правоустанавливающие и корпоративные документы Для учредительных, а также правоустанавливающих документов существуют особые сроки хранения. Постоянно хранятся: любые документы, которые имеют отношение к регистрации юридического лица например, заявления, выписки из ЕГРЮЛ, свидетельства о регистрации юридического лица, о ликвидации организации и т. Локальные акты о коллегиальных, исполнительных и других органах компании хранят постоянно; правоустанавливающие документы свидетельства и сертификаты на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрацию фирменного наименования, знаков обслуживания. Кроме того, компания постоянно хранит документы о структурных подразделения, филиалах и представительствах: уведомления об их учреждении, локальные акты, которые регулируют их работу. Также постоянно хранят локальные акты о введении режима коммерческой тайны.
Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05. В соответствии с п. Каждый получатель оставляет в ведомости свою подпись. По суммам, не выданным в установленный срок, проставляется отметка о депонировании. Но общераспространено использование одного экземпляра журнала в течение года. На следующий год заводится новый журнал. Однако чиновники в своих письмах рекомендуют не откладывать даты выплат: аванс выплачивать в середине месяца, до 20-го числа максимум, а окончательный расчет до 5 числа следующего месяца. И между выплатами должен быть промежуток около 15 дней. Сроки хранения журнала определяются по аналогичным принципам: его следует рассматривать как «подвид» ведомости. Однако допустимо, если компания большая, установить для разных категорий работников или разных подразделений разные даты выплат письмо Роструда от 20. Например, рабочим 3 и 18 числа, администрации 4 и 19 числа. Платежная ведомость заполняется по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур. То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист. Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет либо — постоянно, то есть не менее 10 лет 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25. Использование специализированных программ позволяет формировать платежную ведомость в автоматическом режиме. То есть достаточно только произвести заполнение расчетной ведомости, платежная будет сформирована тут же. Выписывать ведомость нужно в единственном экземпляре. Платежные ведомости нужно хранить 50 лет. Что подшивать к кассовому отчету, если кассовые документы хранятся 5 лет? Рекомендуем прочесть: Срок подачи отчетности в пфр Рассмотрим, когда он используется и где можно найти такой бланк. Унифицированная форма Т-54 представляет собой документ, составляемый на текущий год по каждому работающему сотруднику. Дата первичного оформления этой формы начало расчетного периода соответствует дате приема на работу, дата завершения окончание расчетного периода — дате увольнения. Лицевой счет открывается бухгалтером после и ведется им на протяжении всей трудовой деятельности работника. Данные вносятся на основании первичных документов по учету выработки, выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. К таким документам, в частности, относятся: рапорты о выработке; табель учета использования рабочего времени форма Т-13 ; маршрутные и путевые листы;.
При этом денежные средства допускается перечислять на указанный работником счет в банке при соответствующем условии в коллективном или трудовом договоре ст. Документы по учету и начислению заработной платы Если в штате организации нет должности кассира, выдавать денежные средства может главный бухгалтер или другой работник, назначенный руководителем. В организациях, у которых большое количество подразделений, заработную плату могут выдавать раздатчики, назначенные руководителем. Со всеми лицами, выдающими заработную плату, заключается договор о полной материальной ответственности. Платежная или расчетно-платежная ведомость должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером. Без этих подписей денежные средства по ведомости выданы быть не могут. Какие документы по зарплате нужно распечатывать и хранить В зависимости от размера предприятия он может вестись как по отдельным подразделениям, так и по предприятию в целом. У каждого сотрудника имеется личный уникальный табельный номер, который фигурирует во всех документах по начислению заработной платы. Суть составления табелей состоит в регистрации всех явок, опозданий или для учета сверхурочных работ. Ведет этот табель руководитель подразделения или другие работники, на которых возложили эту обязанность. Все правильно оформленные документы попадают в бухгалтерию. Там работник рассчитывает сумму зарплаты к выдаче. Все расчеты по зарплате ведутся в расчетно-платежной ведомости. В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы — расчетную ведомость и платежную ведомость. В первом из них осуществляется исключительно расчет, а во втором указываются только ФИО, табельный номер и сумма к выплате. Первичные документы для начисления и выплаты заработной платы Прежде всего отмечу, что к документам, регулирующим учет заработной платы на предприятии относятся: Трудовой кодекс РФ. В графе «Карта сдельной расценки» ссылаются на документ, на основании которого утверждена сдельная расценка и в котором должно быть обоснование применяемых норм времени, сдельных расценок, указано, для каких условий рассчитаны нормативы — оборудование, количество рабочих, рецептуры, ингредиенты и т. Расценка на единицу в данном случае приведена на 1 кг выпущенной продукции. В пищевой промышленности расценку норму времени часто устанавливают из расчета на 100 кг. Сумма сдельной заработной платы рассчитывается умножением количества выработанных полуфабрикатов графа «Всего» на «Расценку на единицу». Какие документы по зарплате распечатывать на бумагу Формовка изделий из приготовленного фарша, теста. Замораживание мясных полуфабрикатов в низкотемпературных холодильных камерах. Упаковка и маркировка замороженных полуфабрикатов. Хранение продукции в холодильных камерах до их отгрузки. Каждая стадия требует затрат на оплату труда. Экономисту необходимо согласовать с руководством, как каждый этап технологического процесса будет оформляться: индивидуальным документом по учету выработки — если операция и оборудование, на котором она выполняется, отделена от других, количественный результат измерим, за выполнение операции отвечает один работник, которого легко идентифицировать; бригадным документом — если технологические операции выполняются комплексно например, приготовление фарша и сразу формовка. Портфельные менеджеры выходят из доверия Напомним порядок хранения лицевых счетов и других «зарплатных» документов сотрудников. По каким правилам комплектуется архив Комплектование архива организации — это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива. Комплектование архива включает: определение источников комплектования архива; определение Тема: Формирование дел с лицевыми счетами работников Лицевые счета работников по заработной плате формируются в самостоятельные дела в пределах календарного года с расположением фамилий работников в строгом алфавитном порядке.
Сроки хранения Если перейти к конкретным срокам хранения документации по заработной плате и прочим выплатам, то они могут составлять от 50 до 75 лет. Изменения в архивном деле В 2016 году президент Российской Федерации подписал указ о важных изменениях в архивном деле, положения которого коснулись и сроков хранения документов по заработной плате. После вступления закона в силу, все архивные документы по денежным выплатам личному составу организаций, сформированные после 2003 года, подлежат хранению в течение 50 лет. То есть, вышеуказанные сроки хранения зарплатной документации на протяжении 75 лет действуют только для архивных дел, сформированных до 2003 года. Также важно отметить, что в связи с этими законодательными изменениями, срок хранения документов теперь отсчитывается не с момента увольнения сотрудника из организации, а с момента создания дела на этого работника.
Поменялись сроки хранения документов по зарплате и кадрам, отчетов по НДФЛ и взносам
Иногда спрашивают — куда подшивать ведомость на выплату зарплаты? Ответ — к расходному кассовому ордеру, где отражена сумма, выплаченная по ведомости. Сколько хранить накладные на товар? Течь этот срок начинает с 1 января года, следующего за тем, в котором документ использовался последний раз. Сколько хранить накладные ИП? Сколько хранить отчетность? Срок хранения для первичных документов в Налоговом кодексе определен как 4 года, но в Законе о бухучете обозначен на год больше. Какие кадровые документы хранятся 75 лет?
Составленный Росархивом перечень значительно сокращен и содержит 657 типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. Основная причина уменьшения количества позиций в Перечне — формирование различных видов переписки в единое дело. Но, пожалуй, самое главное — это изменение сроков хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых и иных документов.
Срок хранения журнала составляет 5 лет. После регистрации документ подкалывается к составленному к этой ведомости расходному кассовому ордеру. Сколько лет должны хранятся документы по заработной плате? По общему правилу в течение 6 лет после окончания года, в котором бумаги последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности. Некоторые документы имеют отдельные сроки хранения. Какие документы нужно распечатывать и хранить по зарплате? Каждое предприятие может устанавливать и более длительные сроки.
У аудиторской организации или индивидуального аудитора - в течение 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы. Регистры бухгалтерского учета главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др. Аналогичный срок предусмотрен для «упрощенцев» с объектом доходы минус расходы, для субъектов, применяющих ЕСХН. А также плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок Инвентарные карточки учета основных средств До ликвидации организации Документы справки, акты, обязательства, переписка о дебиторской и кредиторской задолженности 5 лет Отдельные сроки для хранения разных документов в организации Сколько хранить правоустанавливающие и корпоративные документы Для учредительных, а также правоустанавливающих документов существуют особые сроки хранения. Постоянно хранятся: любые документы, которые имеют отношение к регистрации юридического лица например, заявления, выписки из ЕГРЮЛ, свидетельства о регистрации юридического лица, о ликвидации организации и т. Локальные акты о коллегиальных, исполнительных и других органах компании хранят постоянно; правоустанавливающие документы свидетельства и сертификаты на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрацию фирменного наименования, знаков обслуживания. Кроме того, компания постоянно хранит документы о структурных подразделения, филиалах и представительствах: уведомления об их учреждении, локальные акты, которые регулируют их работу. Также постоянно хранят локальные акты о введении режима коммерческой тайны. В некоторые случаях закон предписывает хранить документы дольше или на постоянной основе. Срок хранения таких документов начинается с 1 января после года, когда их включали в бухгалтерскую отчетность в последний раз. Скачайте также Акт приема-передачи архивных документов на хранение Образец в формате doc Сколько хранить налоговые документы Многие документы должны быть в сохранности в течение 5 лет. Однако период хранения конкретного налогового документа зависит от его вида. Срок хранения считают с 1 января после окончания года или другого налогового периода, когда документ последний раз понадобился для определения сумм налоговых отчислений.
Срок хранения документов в организации в 2022 году: таблица
К таким выплатам могут относиться разнообразные командировочные и суточные, отпускные и больничные выплаты, взносы в страховые, пенсионные и налоговые фонды, окладная и премиальная части заработной платы. Вести учет такой документации необходимо с первого дня создания организации и до момента прекращения деятельности. Учет документации В соответствии с нормами законодательства Российской Федерации, такие документы могут иметь различный срок хранения в архиве. Соблюдать срок хранения документов по заработной плате чрезвычайно важно, так как такие бумаги могут потребоваться в различных ситуациях. Например, при вычислении положенного работнику объема ежемесячных пенсионных выплат, различных льгот, компенсаций и других социальных выплат.
Здесь вы найдете пример заполнения. В начале платежной ведомости нужно указать дату поступления денежных средств в кассу для выдачи их работникам и дату окончания выдачи. В платежной ведомости по форме Т-53 отражены суммы выплат каждому работнику, их расписка в получении указанной суммы, а также в конце ведомости — общая выплаченная и депонированная сумма, а также номер расходного кассового ордера на выплату заработной платы, образец по ссылке. Если бухгалтер использует в своей работе ведомость по форме Т-53, ему необходимо составлять реестр выписанных ведомостей по форме Т-53а, куда вписывается порядковый номер платежной ведомости и выплаченная по ней сумма. Реестр составляется на один календарный год. Здесь пример заполнения ведомости.
Расчетные листки Законодательство обязывает работодателя вместе с заработной платой выдавать сотрудникам расчетные листки, где четко прописать, из чего складывается полученная работником на руки сумма. Зарплату получают не реже чем два раза в месяц, однако выдавать расчетный листок разумнее один раз, при выплате заработной платы за месяц, а не при выплате заработной платы за первую половину текущего месяца, так как во втором случае расчет, указанный в листке, может быть неполным и не отражать достоверно происхождение выплаченной суммы. Расчетный листок не имеет регламентированной формы, поэтому организация должна самостоятельно разработать ее, основываясь, например, на формах Т-12 или Т-51. Или создать полностью свою форму, которую следует закрепить в учетной политике. В расчетном листке обязательно должны быть указаны все части заработной платы: оклад, премия, надбавки, бонусы, выплаты по больничным листам и так далее. Необходимо указать все удержания: НДФЛ, алименты, штрафы и прочее. В итоге должна получиться сумма к выплате, которую работник и получает на руки вместе с расчетным листком. Расчетный листок по согласованию с сотрудником может быть выдан как в бумажном виде, так и в электронном, путем пересылки на электронную почту работника. Зарплатный проект На данный момент наиболее распространенным способом получения заработной платы является зачисление ее на банковскую карту сотрудника. Это может происходить как единично, так и на постоянной основе и по всем сотрудникам одновременно.
Существует два варианта получения денег на карту: перевод каждому работнику отдельно или оформление зарплатного проекта в кредитной организации. Чтобы получить заработную плату на банковскую карту, работник должен написать заявление об этом и приложить к нему реквизиты карты для перечисления денежных средств. Если же организация заключила договор с кредитной организацией о зарплатном проекте, то работник подписывает заявление о выпуске карты в рамках этого проекта или же пишет заявление с приложением реквизитов уже имеющейся у него карты. В случае если работник не желает получать заработную плату на карту, он не подписывает никаких заявлений и продолжает получать деньги в кассе организации. Способ получения заработной платы сотрудниками на банковскую карту или в кассе организации должен быть прописан в коллективном, трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. Прочие первичные документы Помимо перечисленных основных первичных документов к таковым можно отнести следующие документы, которые составляются для отражения фактов хозяйственной деятельности, имеющих непосредственное отношение к расчету заработной платы: трудовой договор с работником, где в обязательном порядке должны быть прописаны система и размер оплаты труда; приказы о переводе на другую должность или об изменении оклада; заявления и приказы на все виды отпусков, так как время нахождения в отпуске влияет на расчет заработной платы; приказы на выплату премий и бонусов; листки нетрудоспособности; заявления и приказы на командировки; заявления и приказы о приеме на работу и об увольнении, также о выплате компенсаций различного рода при увольнении; прочие документы, имеющие непосредственное отношение к расчету или влияющие на размер заработной платы каждого работника организации. Они могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде, подписанном ЭЦП. Важно сделать расчет заработной платы верным и максимально прозрачным для работника. Для этого используются подробные формы расчета с учетом всех особенностей условий труда и расчетные листки, выдаваемые работникам, в которых отражены все шаги расчета. Сроки хранения отдельных документов по оплате труда Добрый день!
На «клерке» я нашла очень хорошую шпаргалку по кадровой «первичке». Предлагаю вам полный перечень, очень понятный, надеюсь пригодится: Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05. Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов: 1. Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника Т-1 или группы сотрудников Т-1а. Срок хранения 75 лет.
Таким образом, хранение денежных средств в кассе в сумме, превышающей установленный лимит, не допускается, за исключением дней выплаты заработной платы. В соответствии с пунктом 4. Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости 0301009 платежной ведомости 0301011. Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты.
Исключение сделано и в отношении документов, подтверждающих расходы на прохождение работником независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации. Такие документы организации на общем режиме налогообложения должны хранить в течение всего срока действия договора оказания услуг по проведению независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации и одного года работы физлица, прохождение независимой оценки квалификации которого было оплачено организацией в соответствии с заключенным с ней трудовым договором, но не менее 4 лет п. Определяя срок хранения налоговых документов включая документы по страховым взносам не стоит забывать и про вышеупомянутый Перечень. Здесь действует такое же правило, как и в случае с бухгалтерскими документами: если срок хранения, указанный в Перечне, превышает срок хранения, указанный в НК РФ, документы должны храниться столько, сколько указано в Перечне.
Меняются сроки хранения кадровых документов
Подшивка платежных ведомостей на выплату зарплаты является обязательной процедурой во многих организациях. Это связано с необходимостью сохранения и систематизации информации о заработной плате сотрудников. Во время работы организации накапливается много первичных документов. Их нужно собирать, хранить, и ни один нельзя выбросить раньше срока. Как организовать хранение документов, не проштрафиться и не утонуть в бумагах, расскажем в этой статье. Расшифровка в номенклатуре 5 лет ЭПК к конкретным видам архивных документов означает, что часть их после истечения установленного срока временного хранения в учреждении подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение. Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы по зарплате и другим выплатам. Иногда документы следует хранить больше, чем 5 лет. Например, если списывается приобретенное основное средство, — тогда срок хранения документов следует отсчитать с момента полного признания данного основного средства в расходах. Ведомости на выплату дивидендов (доходов) по ценным бумагам и иных выплат.
Срок хранения платежных ведомостей по заработной плате
В ЛС отражаются данные о приёме на работу и увольнении, занимаемой должности, условиях труда, окладе или тарифной ставке, надбавках, отпусках, отработанном времени, начисленной и выплаченной зарплате и удержаниях из неё. Хранить ЛС нужно 50 или 75 лет. Вести лицевые счета необязательно, но тогда 50 или 75 лет придётся хранить платёжные ведомости. Сроки хранения есть и у тех документов, которые формируются на кассовом аппарате. Фискальные документы — чеки и отчёты ККТ — тоже подлежат хранению в течение пяти лет. Но они хранятся в электронном виде в памяти аппарата — в фискальном накопителе. Его нужно хранить не менее пяти лет. Как рассчитать срок хранения кассовых документов Течение срока хранения документов начинается не с момента их создания.
Срок считается с 1 января года, следующего за тем, в котором документ был закончен делопроизводством. Это сказано в инструкции к упомянутому перечню Росархива — она утверждена приказом службы от 20. Например, срок хранения кассовых ордеров за 15 января, 15 августа и 15 декабря 2023 года начинается с 1 января 2024 года и заканчивается 31 декабря 2028 года. То есть кассовая книга за 2023 год также подлежит хранению до конца 2028 года. А вот платёжные ведомости 2023 года придётся хранить как минимум до конца 2029 года — при условии, что в компании ведутся лицевые счета работников. Ведь минимальный срок хранения документов по зарплате — шесть лет. Если же лицевые счета не ведутся, то по действующим сегодня правилам хранить ведомости придётся до конца 2073 года.
Как хранить документы по кассовым операциям Порядок хранения документов определяется законом «Об архивном деле» от 22. Для документов, срок хранения которых менее десяти лет, включая кассовые, особых правил не установлено. Определить условия хранения должен их собственник, то есть компания. При этом она обязана обеспечить их сохранность и защиту от несанкционированного доступа. В остальном же документы можно хранить как удобно. Ещё один важный момент: следует продумать размещение документов так, чтобы нужный было легко найти.
Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы. В расчетно-платежной ведомости форма N Т-49 и платежной ведомости форма N Т-53 по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка "Депонировано". При необходимости в графе "Примечание" формы N Т-53 указывается номер предъявленного документа. В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер форма N КО-2 , номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости. В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы. Журнал регистрации платежных ведомостей форма N Т-53а. Применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации. Ведется работником бухгалтерии. Лицевой счет форма N Т-54. Лицевой счет свт форма N Т-54а. Применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. Заполняются работником бухгалтерии. Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается вклеивается ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов по системе кодирования, принятой в организации различных видов выплат и удержаний.
Все расчеты по зарплате ведутся в расчетно-платежной ведомости. В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы — расчетную ведомость и платежную ведомость. В первом из них осуществляется исключительно расчет, а во втором указываются только ФИО, табельный номер и сумма к выплате. Первичные документы для начисления и выплаты заработной платы Прежде всего отмечу, что к документам, регулирующим учет заработной платы на предприятии относятся: Трудовой кодекс РФ. В графе «Карта сдельной расценки» ссылаются на документ, на основании которого утверждена сдельная расценка и в котором должно быть обоснование применяемых норм времени, сдельных расценок, указано, для каких условий рассчитаны нормативы — оборудование, количество рабочих, рецептуры, ингредиенты и т. Расценка на единицу в данном случае приведена на 1 кг выпущенной продукции. В пищевой промышленности расценку норму времени часто устанавливают из расчета на 100 кг. Сумма сдельной заработной платы рассчитывается умножением количества выработанных полуфабрикатов графа «Всего» на «Расценку на единицу». Какие документы по зарплате распечатывать на бумагу Формовка изделий из приготовленного фарша, теста. Замораживание мясных полуфабрикатов в низкотемпературных холодильных камерах. Упаковка и маркировка замороженных полуфабрикатов. Хранение продукции в холодильных камерах до их отгрузки. Каждая стадия требует затрат на оплату труда. Экономисту необходимо согласовать с руководством, как каждый этап технологического процесса будет оформляться: индивидуальным документом по учету выработки — если операция и оборудование, на котором она выполняется, отделена от других, количественный результат измерим, за выполнение операции отвечает один работник, которого легко идентифицировать; бригадным документом — если технологические операции выполняются комплексно например, приготовление фарша и сразу формовка. Какие документы нужно распечатать за год по зарплате Для учета фактически отработанного времени используются табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы форма N Т-12 и табель учета использования рабочего времени форма N Т-13. Однако, для выполнения требования законодательства о первичных документах одна из форм — Т-49 или Т-51 должна быть в наличии. Соответственно, если вы выдаете заработную плату наличными из кассы, то выдача производится Первичные документы по учету заработной платы Рассмотрим далее первичные документы по заработной плате, которые необходимо использовать при учете расчетов с сотрудниками. Во втором случае они должны быть подписаны Какие документы нужно распечатывать в архив по заработной плате Сводятся собираются в один регистр страховые взносы по всем работникам за месяц. При отсутствии лицевых счетов — 75 лет. Срок хранения 5 лет. Основные документы по учету заработной платы В самой бухгалтерии на каждого работника или группу должны заводиться следующие документы: табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы форма N Т-12 ; табель учета использования рабочего времени форма N Т-13 ; расчетно-платежная ведомость форма N Т-49 ; расчетная ведомость форма N Т-51 ; платежная ведомость форма N Т-53 ; лицевой счет формы N Т-54 и Т-54а ; записка — расчет о предоставлении отпуска работнику форма N Т-60 ; рабочий наряд; акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору контракту , заключенному на время выполнения определенной работы форма N Т-73 ; прочие. Особое место в перечне документов, накапливающих информацию о сотрудниках предприятия, занимает лицевой счет работника. Он содержит все сведения о продвижении работника по службе в том числе изменения оклада , а также все материалы о ежемесячных начислениях и удержаниях из заработной платы. Какие документы по заработной плате необходимо распечатывать и хранить в своей практике встречала, когда отсутствовали подписи должных лиц и в суде эти документы были недействительно ; Расчетную ведомость по соответствующей форме, расчеты всех отпускных, каких либо доплат и т. Так, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа: — на граждан — от 100 до 300 руб. Статьей 13. Архив организации: храним документы по учету труда и заработной платы Демидов Г. На основании ч. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры России от 25. Какие документы по зарплате нужно распечатывать и хранить Вопрос применения унифицированных или их самостоятельно разработанных, в сфере трудовых отношений пока остается открытым, поэтому рекомендуется придерживаться специально разработанных форм еще в 2004 году. Документы для начисления заработной платы и учета труда работников Т-12 — Форма «Табеля по учету рабочего времени и расчета оплаты труда»; Т-13 Форма называется «Табель учета рабочего времени»; Т-49 Форма именуется «Расчетно-платежная ведомость»; Т-51 Форма носит название «Расчетная ведомость»; Т-53 Форма «Платежной ведомости»; Т-53а Форма «Журнала регистрации платежных ведомостей»; Т-54 Форма «Лицевого счета»; Т-60 Форма «Записки-расчета о предоставлении отпуска работнику»; Т-61 Форма «Записки-расчета при прекращении расторжении трудового договора с работником»; Т-73 Форма «Акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
Исключение сделано и в отношении документов, подтверждающих расходы на прохождение работником независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации. Такие документы организации на общем режиме налогообложения должны хранить в течение всего срока действия договора оказания услуг по проведению независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации и одного года работы физлица, прохождение независимой оценки квалификации которого было оплачено организацией в соответствии с заключенным с ней трудовым договором, но не менее 4 лет п. Определяя срок хранения налоговых документов включая документы по страховым взносам не стоит забывать и про вышеупомянутый Перечень. Здесь действует такое же правило, как и в случае с бухгалтерскими документами: если срок хранения, указанный в Перечне, превышает срок хранения, указанный в НК РФ, документы должны храниться столько, сколько указано в Перечне.